Strona główna producenta programu
Tu wysyłasz do autora zapytanie lub sugestię

Jak posługiwać się tym opisem ?
Można czytać tekst w naturalnej kolejności albo klikać tematy podkreślone i po zapoznaniu się z nimi powracać do miejsca wywołania przez kliknięcie guzika Wstecz przeglądarki.
Logowanie do programu polega na wpisaniu nazwy użytkownika i odpowiadającego mu hasła. Jeżeli zaznaczymy opcję zmiana hasła , to po naciśnięciu przycisku START , wyświetli się dodatkowe okno do wpisania nowego hasła. Dla pewności, musi być ono wpisane dwukrotnie. Zarówno nazwa użytkownika jak i hasło mogą zawierać maksymalnie 10 znaków. Każdy użytkownik programu może mieć przypisane inne kombinacje uprawnień do poszczególnych operacji.


Pozycje menu głównego programu ProJack :
  1. Sprzedaż
  2. Faktura proforma
  3. Przyjęcia
  4. Rezerwacje
  5. Zamówienia
  6. Analizy i Wydruki
  7. Transakcje
  8. Kasa
  9. Katalog
  10. Kontrahenci
  11. Terminy
  12. Parametry
  13. Specjalne
  14. Wylogowanie
  15. O programie
  16. Pomoc
O programie to informacje o wersji programu i jego autorze.
Pomoc to opis, który właśnie czytasz.


Okno Sprzedaż
ekran
To okno umożliwia pobranie ze stanu dowolnych pozycji a następnie zarejestrowanie odpowiedniego dokumentu : paragonu, faktury VAT, faktury VAT UE (eksport), rozchodu wewnętrznego (RW) oraz dodatkowo dokumentu WZ do paragonu lub faktury.
Do wyspecyfikowania pobieranych towarów lub sprzedawanych usług, służy guzik Nowy rekord , który przywołuje okno Katalog . Po wskazaniu odpowiedniego towaru albo usługi i kliknięciu guzika Wybór , zobaczymy kolejne okno Ilość i cena . W polu ilości będzie liczba określająca całą dostępną ilość towaru, a w przypadku usługi - liczba 1. Należy wpisać właściwą liczbę. Oprócz ilości wyświetlają się dwie ceny : netto i brutto. Jeżeli chcemy zmienić cenę sprzedaży, to korygujemy jedną z tych cen i przy niej stawiamy kropkę (opcja wybierz netto albo wybierz brutto). Przycisk Akceptacja zamyka to okno i następuje powrót do okna sprzedaży, gdzie pojawia się nowa linia opisująca wybrany towar / usługę. Może się zdarzyć, że przybędzie więcej linii, jeżeli pobierany towar pochodzi z kilku partii o różnych cenach zakupu. Nie ma to jednak znaczenia dla wyglądu dokumentu sprzedaży, ponieważ na nim wszystkie ilości są podsumowane według asortymentu. W każdej chwili można wycofać ze sprzedaży wskazany towar / usługę, przy użyciu guzika z ikoną kosza. W przypadku towaru, następuje natychmiastowe zwolnienie danej ilości. Po każdym dodaniu lub anulowaniu, aktualizowane jest pole Wartość brutto .

Po wyspecyfikowaniu wszystkich pozycji do sprzedaży, można wykonać następujące operacje. Dodatkowe opcje : Okno Katalog
ekran
Na górnym pasku narzędzi znajdują się następujące guziki : Katalog to lista wszystkich definicji towarów i usług, która może powiększać się bez ograniczeń. Najważniejszym pojęciem w katalogu jest kod towaru / usługi . Jest to ciąg znaków o długości od 1 do 15, złożony z dużych liter, cyfr i innych znaków. Przeważnie będzie to kod nadany przez producenta towaru, ewentualnie rozszerzony o dodatkowe znaki przez użytkownika programu. Dany kod może wystąpić w katalogu tylko raz.
Uwaga : kod usługi musi się zaczynać od znaków _US .
Aby dodać nową definicję, trzeba kliknąć guzik Nowy rekord . Następuje wówczas dodanie pustego rekordu bazy i przełączenie na tryb formularza, w którym należy wypełnić odpowiednie pola. Przycisk <-- Nowy kod / Zmiana kodu <-- powoduje sprawdzenie czy wpisany kod już istnieje.
Przycisk Anuluj ostatnie zmiany pozwala wycofać wszystkie zmiany w polach widocznego formularza.

Pozostałe dane charakteryzujące towar / usługę to : W górnej części okna są dostępne narzędzia do odszukania pozycji katalogu. Szukanie szybkie dotyczy kodu albo początku nazwy i polega na wpisywaniu kolejnych znaków do pola tekstowego. Szukanie według fragmentu nazwy polega na wpisaniu szukanego tekstu do odpowiedniego pola i kliknięciu przycisku Szukaj . Wówczas pojawią się tylko te pozycje, które zawierają w nazwie dany fragment tekstu.
Żółta kolumna z nagłówkiem Stan pokazuje sumę ilości dla magazynu lokalnego, natomiast z prawej strony okna są prezentowane stany magazynowe, także w innych magazynach firmy. Ilość wierszy odpowiada ilości dostaw o różnych cenach zakupu.
Przycisk Historia wywołuje okno Historia jednego towaru / usługi , ukazującego kolejne transakcje z udziałem danej pozycji.
Przycisk Kontrola stanu uruchamia procedurę sprawdzającą, czy aktualny stan jest zgodny z bilansem przyjęć i wydań magazynowych. Zaznaczenie opcji auto powoduje automatyczne przejście do sprawdzania następnych pozycji. Opcja poprawiaj włącza korygowanie błędnych stanów magazynowy.
W prawym górnym rogu okna są umieszczone przyciski związane z zamiennikami. Zamienniki tworzą grupy towarów o tych samych parametrach. W obrębie grupy zamienników liczba w kolumnie Zam. jest jednakowa. Kliknięcie przycisku Pokaż w kolejności zamienników ustawia pozycje katalogu w kolejności narastających numerów, dzięki czemu wskazana pozycja znajduje się w otoczeniu swoich zamienników. Kliknięcie przycisku Pokaż w kolejności naturalnej przełącza na kolejność, w jakiej pozycje katalogowe były definiowane, czyli wprowadzane po raz pierwszy do bazy. Przycisk Dodaj zamiennik umożliwia wskazanie która pozycja ma być zamiennikiem bieżącej pozycji, z kolei przycisk Odłącz pozwala odłączyć wskazaną pozycję od grupy zamienników.

Przesunięcia międzymagazynowe MM
Zasada działania jest następująca.
Z prawej strony okna Katalog, pod tabelką ze stanami jest przycisk Przesunięcie MM, który wywołuje okienko o nazwie Przesunięcie MM. Dla wskazanej wcześniej pozycji magazynowej wypełnia się 3 pola : symbol magazynu źródłowego, symbol magazynu docelowego oraz ilość towaru do przesunięcia. Dozwolone symbole magazynów to : spacja, cyfry 0-9 i litery A-Z. Po wykonaniu przesunięcia natychmiast widać, że w tabelce stanów pojawia się odpowiedni symbol w kolumnie M, natomiast w transakcjach zostaje zarejestrowana operacja przesunięcia (np. MM A->Z, co oznacza przesunięcie z magazynu A do magazynu Z). Wszystkie przesunięcia wykonane w jednym dniu i w jednym kierunku tworzą jedną transakcję MM a więc ilość dokumentów MM w jednym dniu jest taka jak ilość różnych kierunków przesunięć.
Jeżeli wykonuje się operacje zdjęcia ze stanu w oknie Sprzedaż i w wywołanym oknie Katalog, w kolumnie Stan jest za mała ilość towaru a w tabelce stanów widać ilości dostępne w innych magazynach, to można natychmiast przesunąć żądaną ilość z innego magazynu do lokalnego i kontynuować transakcję, zdejmując towar ze stanu magazynu lokalnego.



Okno Pozycje oczekujące
ekran
System transakcji oczekujących pozwala bezkonfliktowo przerwać przygotowywanie operacji sprzedaży, przyjęcia lub faktury proforma i wykorzystać to samo stanowisko komputerowe do innej tego samego typu operacji. Najpierw należy zwolnić stanowisko przez przesunięcie pozycji do oczekiwania, następnie przygotowuje się drugą transakcję i po jej zakończeniu można z powrotem przesunąć pozycje z oczekiwania do bieżącej transakcji. Dzięki możliwości przypisania pozycji przesuwanych do kontrahenta i dodatkowo nadania im identyfikatora, pozycje oczekujące mogą tworzyć odrębne grupy, np. różne przyjęcia zewnętrzne (PZ) wprowadzane na podstawie faktur proforma ( po otrzymaniu właściwej faktury, grupę pozycji jej odpowiadającą przesuwamy do transakcji, wykonujemy ewentualne poprawki i zapisujemy PZ ) .
Przycisk Wybór klienta pozwala wybrać jednego z kontrahentów i następnie pokazuje tylko te pozycje oczekujące, które zostały przypisane do danego kontrahenta w chwili przesuwania towarów do oczekiwania. Przycisk Przesuń wskazany do transakcji przenosi wskazaną pozycję z oczekiwania do bufora transakcji, z której zostało otwarte okno Pozycje oczekujące . Przycisk Przesuń wszystkie z identyfikatorem : przenosi do bufora transakcji wszystkie widoczne pozycje, które mają w kolumnie Identyfikator taką samą zawartość, jaka została zadana w polu obok przycisku. Jeżeli to pole jest puste to przesunięcie będzie dotyczyło wszystkich pozycji, bez względu na stan ich identyfikatora. W przypadku całkowitego opróżnienia bufora transakcji oczekujących, następuje zamknięcie okna i powrót do bieżącej transakcji.

Okno Faktura PROFORMA
To okno ma prawie taką samą funkcjonalność jak okno Sprzedaż . Różnice polegają na tym, że tu nie występuje zdejmowanie towarów ze stanu (towar w ogóle nie musi być dostępny, natomiast musi być zdefiniowany w katalogu), dokumentem jest faktura proforma oraz nie można równocześnie wystawić dokumentu WZ . Można korzystać ze schowka, przy czym w oknie Pozycje oczekujące , towary i usługi z faktury proforma nie są "wymieszane" z pozycjami normalnej sprzedaży. Faktura proforma jest zapisywana w bazie a więc jest potem widoczna w oknie Transakcje .


Przyjęcia
ekran
Są dwa typy przyjęć : zewnętrzne (PZ) i wewnętrzne (PW). Okna obsługujące obie te transakcje mają analogiczną funkcjonalność i są prostsze w stosunku do okna sprzedaży. Wprowadzenie pozycji przyjęcia na stan magazynowy następuje dopiero w wyniku kliknięcia przycisku ZAPISZ . Równocześnie odpowiedni dokument jest drukowany i rejestrowany w bazie, w wyniku czego staje się widoczny w oknie Transakcje . Można równocześnie przygotowywać wiele przyjęć korzystając z opcji Pozycje oczekujące .


Rezerwacje
Pozycje wprowadzane do rezerwacji nie schodzą ze stanu, w odróżnieniu od pozycji oczekujących. Natomiast w chwili pobierania do sprzedaży lub na RW pozycji, która występuje w rezerwacjach, pojawi się okno Rezerwacje . Wskaźnik będzie ustawiony na pierwszej rezerwacji dotyczącej pobieranej pozycji.

Są możliwe następujące podstawowe przypadki (w praktyce może być ich więcej).
  1. Stan zapasów jest większy lub równy sumie ilości pobieranej i zarezerwowanej - operator zamyka okno rezerwacji i pobiera towar.
  2. Rezerwacja dotyczy właśnie klienta, dla którego pobiera się towar - operator anuluje tę rezerwację i pobiera towar.
  3. Suma ilości zarezerwowanych jest większa lub równa stanowi magazynowemu, operator wycofuje się z pobrania towaru.
  4. Jak wyżej, ale operator decyduje się jednak pobrać towar dla innego klienta.


Zamówienia
ekran
W tym oknie można dodawać, edytować i anulować pozycje zamawiane. Przycisk Zamówienie automatyczne uruchamia procedurę, która przegląda cały katalog i drukuje zamówienie dla tych pozycji, których stan magazynowy jest mniejszy niż zawartość pola Ilość minimalna w katalogu. Przeszukiwanie może być zawężone do jednej grupy towarów wybranych z rozwijalnej listy umieszczonej obok przycisku. Zamówienie automatyczne tworzy dwa rodzaje plików : HTML jako wydruk oraz prosty plik tekstowy, który można następnie zapisać we wskazanym miejscu a póżniej np. wysłać e-mailem. Plik HTML także można wykorzystać w podobny sposób, jednak należy pamiętać, że jego zawartość zostanie nadpisana przez jakikolwiek następny wydruk z programu (np. fakturę). Nazwa pliku HTML z pełną ścieżką dostępu jest widoczna w polu adresowym przeglądarki w chwili wyświetlania jego zawartości.


Okno Kontrahenci
ekran
Na górnym pasku narzędzi znajdują się następujące guziki : Aby dodać dane nowego kontrahenta, trzeba kliknąć guzik Nowy rekord . Następuje wówczas dodanie pustego rekordu bazy i przełączenie na tryb formularza, w którym należy wypełnić odpowiednie pola. Pierwsze pole, wyróżnione kolorem żółtym, zawiera numer nadany kontrahentowi przez program. Numer ten jest unikalny w całej bazie i nie może być zmieniony.

Pozostałe dane to : W górnej części okna są dostępne narzędzia do odszukania kontrahenta. Szukanie szybkie dotyczy skrótu (umownej nazwy), numeru NIP albo numeru nadanego przez program i polega na wpisywaniu kolejnych znaków do pola tekstowego. Szukanie według fragmentu nazwy polega na wpisaniu szukanego tekstu do odpowiedniego pola i kliknięciu przycisku Szukaj . Wówczas pojawią się tylko te pozycje, które zawierają w nazwie dany fragment tekstu.
Z prawej strony okna jest umieszczony segment Grupy rabatowe .
Przycisk Informacje dodatkowe otwiera nowe okno Informacje o klientach , w którym można wprowadzać i edytować kolejne linie tekstu. Jeżeli do pola tekstu zostanie dodana data, to taka informacja znajdzie się w oknie Terminy .

Grupy rabatowe
Programowanie grup rabatowych odbywa się w oknie Kontrahenci .
Jest to system rabatów, który łączy określoną stawkę procentową rabatu dla danego klienta i dla określonej grupy towarów. Jeżeli dany klient ma mieć taki rabat, należy kliknąć przycisk Dodaj i wpisać kod grupy rabatowej lub cały kod towaru (jeżeli ten rabat ma dotyczyć tylko jednej pozycji katalogowej) oraz stawkę rabatu. Przykład : jeżeli jako kod grupy rabatowej wpiszemy ABCD i stawkę 5% rabatu, to dla danego klienta wszystkie pozycje katalogowe, które mają w polu grupa rabatowa wpisane ABCD, będą otrzymywać rabat 5%. Klient może mieć różne stawki rabatu dla różnych grup. Ten rabat jest nadrzędny w stosunku do stawki rabatu wpisanej w danych klienta.

Okno Terminy
Informacje wyświetlane w tym oknie wprowadza się jako Informacje o klientach w oknie Kontrahenci .
Okno pokazuje informacje przypisane do kontrahentów i ustawione w kolejności narastających dat. Wskaźnik jest ustawiony na linii z datą równą lub większą od daty bieżącej. Dzięki temu widać od razu jakie sprawy dotyczą najbliższego okresu. Odpowiednie przyciski umożliwiają edycję lub anulowanie wskazanych zapisów.


Okno Transakcje
ekran
W skład okna wchodzą cztery tabele wyświetlające różnego typu informacje o transakcjach.
Pierwsza tabela zawiera nagłówki transakcji, czyli podstawowe informacje takie jak typ i numer dokumentu ( faktura, PZ, RW, korekta faktury itp. ), skrót nazwy kontrahenta, wartość brutto, daty wystawienia i sprzedaży, sposób i termin zapłaty itp.
Druga tabela ( Towary / usługi ) pokazuje szczegóły transakcji wskazanej powyżej czyli pozycje towarowe lub usługi, ilości, ceny netto i brutto, stawki VAT i rabatu itp.
Trzecia tabela ( Dodatkowe ) wyświetla informacje dodatkowe przypisane do transakcji a czwarta ( Płatności ) informacje o płatnościach.
Bezpośrednio po wywołaniu okna, transakcje są ułożone w kolejności chronologicznej a wskaźnik jest ustawiony na ostatniej z nich.

Przyciski ulokowane z prawej strony okna realizują następujące funkcje. Przyciski ulokowane ponad tabelą Towary / usługi realizują następujące funkcje. Tabele Dodatkowe i Płatności mają analogiczne przyciski : Dodaj, Popraw i Anuluj . Służą one do dopisywania, edytowania i anulowania kolejnych rekordów informacji. Informacja dodatkowa do transakcji składa się z jednej linii tekstu i określenia jej przeznaczenia. Przeznaczenie może być następujące : nad tabelą towarów / usług, nad podpisami, na dole dokumentu, imię i nazwisko osoby odbierającej fakturę, informacja nie drukowana (tylko na ekran), numer faktury do PZ, koszty zagraniczne do PZ, koszty krajowe do PZ, waluta i kurs. Do każdej transakcji można dodać wiele różnych informacji dodatkowych.
Rekord informacji do tabelki Płatności składa się z następujących pól : data wpisu, data zapłaty, numer dowodu, do dowodu, kwota, sposób zapłaty, uwaga. Do każdej transakcji można wpisać więcej niż jeden rekord, co oznacza, że płatność może być rozłożona na raty.


Analizy i wydruki
ekran
Okno Analizy, wydruki zawiera trzy segmenty. Pierwszy służy do dostarczania informacji dotyczących zadanego okresu, drugi (z prawej strony) obsługuje rozliczenia z kontrahentami a trzeci (na dole) dostarcza informacji o stanie zapasów magazynowych.


Menu Parametry
Parametry są podzielone na 3 grupy :


Okno Kasa
ekran
To okno gromadzi dane o operacjach gotówkowych. W kolumnie Kwota , wartość dodatnia oznacza przyjęcie gotówki, ujemna - wypłatę gotówki. W Raporcie kasowym uwzględniane są tylko pozycje potwierdzone przyciskiem Potwierdzenie . Takie pozycje mają znaczek v w kolumnie z nagłówkiem V .
Aby utworzyć dokument wpłaty lub wypłaty gotówki, należy najpierw odpowiednio wypełnić pola w segmencie Kasa przyjmie, Kasa wyda , a następnie kliknąć odpowiedni przycisk Wpłata na KP albo Wypłata na KW . Dokument jest równocześnie rejestrowany i drukowany. Aby wydrukować ponownie dowolny dokument kasowy, należy go najpierw wskazać a następnie kliknąć przycisk Wydruk KP, KW . Dokument kasowy rozpoznajemy po treści w polu Opis oraz po tym, że w kolumnie Kwit (z prawej strony) ma dodatni numer.

W segmencie Drukarka fiskalna są ulokowane przyciski uruchamiające operacje drukarki fiskalnej :


Menu Specjalne Indeksowanie plików to operacja , która odbudowuje konieczne do działania programu pomocnicze pliki bazy danych. Dodatkowo usuwane są ostatecznie wszytkie anulowane rekordy. Operacja jest uruchamiana automatycznie przy każdym pierwszym starcie programu w danym dniu.

W czasie zamykania programu przez osobę uprawnioną do wykonywania operacji specjalnych, program proponuje spakowanie bazy danych do jednego pliku, który następnie można zapisać w dowolnym miejscu sieci komputerowej. Zdecydowanie zaleca się zapisywanie na inny dysk ponieważ w razie awarii dysku z bazą roboczą, nie będzie można z niego odtworzyć także kopii bezpieczeństwa.
Nazwa pliku ma format : PJRRMMDD , gdzie RRMMDD to odpowiednio rok, miesiąc i dzień. Na przykład kopia z 27 kwietnia 2005 będzie miała nazwę PJ050427. Operacja Odzyskanie bazy ma działanie odwrotne i pozwala rozpakować wskazany plik reprezentujący stan bazy z określonej daty. Jeżeli z jakiegokolwiek powodu wykonujemy tę operację, należy najpierw koniecznie zapisać bieżący stan bazy. Po rozpakowaniu bazy nastąpi automatyczne przeindeksowanie plików.

Podprogram Użytkownicy otwiera okno o takiej samej nazwie. Zawiera ono narzędzia do wprowadzenia umownych nazw użytkowników programu a następnie przypisania im haseł i uprawnień. Z tego względu dostęp do tego okna powinien mieć tylko administrator programu.
ekran
Aby dodać nowego użytkownika, wpisuje się jego nazwę do pola pod guzikiem Nowa osoba . Nazwa może mieć do 10 dowolnych znaków, przy czym program zamienia małe litery na duże. Po wpisaniu nazwy klikamy guzik Nowa osoba i nazwa pojawia się w tabeli po lewej stronie. Od razu można przypisać nowemu użytkownikowi początkowe hasło wpisując je w pole Hasło na dole i klikając guzik Zapis hasła . W dowolnej chwili można zmienić zarówno nazwę jak i hasło użytkownika (gdy np. zostało zapomniane) . W tym celu najpierw trzeba wskazać w tabeli z lewej strony dotychczasową nazwę, następnie wpisać nową nazwę lub nowe hasło w odpowiednie pole i kliknąć guzik Zmiana nazwy lub Zapis hasła . Hasło musi zawierać od 5 do 10 znaków : liter i cyfr. Litery małe i duże są rozróżniane. Przycisk Dane osoby i pole tekstowe nad nim służą do przypisania wskazanemu użytkownikowi rzeczywistych danych, to znaczy imienia i nazwiska.
Guzik Uprawnienia wyświetla na żółtym ekranie z prawej strony listę operacji dostępnych dla użytkownika wskazanego w tabeli. Do listy można dodawać nowe pozycje z listy opcji lub anulować je. Służą do tego przyciski Dodaj opcję i Anuluj opcję . W każdym przypadku najpierw należy wybrać opcję z listy.

Zalogowani to lista nazw użytkowników poprzedzonych datą i godziną ostatniego zalogowania do programu.

Import bazy dotyczy pobierania danych ze starej wersji programu, pracującej w technologii DOS.


Okno Inwentaryzacja

Inwentaryzacja składa się z czterech etapów.
  1. Otwarcie - tworzony jest pusty zbór inwentaryzacyjny.
    Program umożliwia także wybór wariantu uproszczonego, w którym zbiór inwentaryzacyjny od razu jest kopią stanów bieżących, a na etapie 2 będą wpisywane stany tylko w tych pozycjach, w których stwierdzamy rozbieżności. Ta metoda jest szybka ale nie gwarantuje takiej rzetelności jak pełny spis z natury i wpisanie wszystkich stanów rzeczywistych.
  2. Wprowadzanie stanów rzeczywistych - pojawia się okno Katalog , w którym dodatkowo w prawym dolnym rogu jest dostępne pole do wpisywania ilości wskazywanych pozycji katalogowych. Po każdym wskazaniu pozycji i wpisaniu stanu, należy kliknąć przycisk Zapisz stan . Kolejność wskazywania jest dowolna. Wpisywanie stanów rzeczywistych można przeprowadzać w wielu sesjach i na wielu stanowiskach równocześnie.
  3. Wydruk rozbieżności - jest to ważny dokument inwentaryzacji, pomocny przy sprawdzaniu poprawności jej przeprowadzenia, zanim zostanie zatwierdzona.
    Wydruk ma dwie dodatkowe opcje : kolejność według nazw zamiast domyślnej kolejności według kodów oraz z archiwum , która umożliwia wydruk z archiwalnego pliku rozbieżności, zapisanego np. w poprzedniej inwentaryzacji.
  4. Zamknięcie - zapis stanów rzeczywistych - stany wpisane na etapie 2 zostają zatwierdzone jako nowe stany magazynowe w bazie danych.
    Inwentaryzacja jest rejestrowana i widoczna w oknie Transakcje . Zbiór rozbieżności może być zapisany jako archiwalny i wydrukowany w dowolnej chwili w operacji Wydruk rozbieżności z opcją z archiwum . Domyślna nazwa pliku będzie zawierała datę zamknięcia inwentaryzacji, np. iv061231 dla inwentaryzacji zakończonej dnia 31.12.2006.



Menu Wylogowanie
Służy do szybkiego zablokowania dostępu do programu, np. w przypadku konieczności odejścia użytkownika od komputera. Natychmiast pojawia się okienko logowania i bez podania poprawnych danych użytkownika nie można kontynuować pracy z programem. Ta opcja może być także wykorzystana do szybkiej zmiany osoby zalogowanej.