Jak posługiwać się tym opisem ?
Można czytać tekst w naturalnej kolejności albo klikać tematy podkreślone i po zapoznaniu się z nimi powracać do miejsca wywołania przez kliknięcie guzika Wstecz przeglądarki.
Tu wysyłasz do autora zapytanie lub sugestię

Logowanie do programu polega na wpisaniu nazwy użytkownika i odpowiadającego mu hasła. Jeżeli zaznaczymy opcję zmiana hasła , to po naciśnięciu przycisku START , wyświetli się dodatkowe okno do wpisania nowego hasła. Dla pewności, musi być ono wpisane dwukrotnie. Zarówno nazwa użytkownika jak i hasło mogą zawierać maksymalnie 10 znaków. Każdy użytkownik programu może mieć przypisane inne kombinacje uprawnień do poszczególnych operacji.

Uwaga : program ODNOWA posługuje się znacznie efektywniejszymi narzędziami niż powszechnie stosowany grafik, który jest mniej przydatny w planowaniu zabiegów, zwłaszcza w dużych bazach zabiegowych. Ze względu na skomplikowane powiązania pomiędzy zabiegami, stanowiskami zabiegowymi i personelem, obrazowanie stanu bazy przy pomocy grafika jest dosyć mylące. Ponadto przy przeciętnie kilkudziesięciu zabiegach w ofercie, często kilku stanowiskach i kilku osobach do obsługi jednego zabiegu oraz dużym zakresie czasu pracy (typowo kilkanaście godzin dziennie), rozmiary grafika czynią go mało praktycznym (konieczność przewijania ekranu i ogromna liczba elementów). Jako narzędzia wyłącznie pomocnicze, program oferuje grafik personelu i grafik stanowisk. Zobacz przykładowy grafik personelu.
Dla obiektów o niewielkiej liczbie stanowisk zabiegowych, program oferuje aktywny grafik stanowisk z możliwością anulowania rezerwacji lub dodawania nowych. Zobacz przykładowy aktywny grafik stanowisk.
Wobec powyższego, w programie ODNOWA, w procesie planowania (rezerwowania) zabiegów, zastosowano znacznie szybsze i wygodniejsze rozwiązanie w postaci tabeli dostępnych godzin, dotyczącej wyłącznie jednego zabiegu, o który w danym momencie pyta użytkownik. Ta uproszczona forma pokazuje wszystkie dostępne godziny rozpoczęcia tego zabiegu, w zadanym dniu lub wielu kolejnych dniach i jest wynikiem dokładnej analizy całej konfiguracji systemu i aktualnego stanu wszystkich rezerwacji. Użytkownik musi jedynie wybrać porę najbardziej odpowiadającą klientowi. Program ODNOWA idzie jeszcze dalej : w przypadku planowania całych sekwencji zabiegów dla jednego klienta, procedura jest całkowicie automatyczna, z możliwością korygowania wygenerowanej propozycji harmonogramu. W celu uzyskania takiego harmonogramu, wystarczy wskazać które zabiegi mają być wykonane, w jakiej kolejności i odstępach oraz zadać początkową datę.

Jakie operacje można przeprowadzić w programie ODNOWA : Jakie czynniki uwzględnia program przy rezerwowaniu zabiegu dla określonego klienta :

Pozycje menu głównego programu ODNOWA :
  1. Edycja
  2. Karta zabiegów
  3. Wydruki
  4. Analizy
  5. Kasa
  6. Konfiguracja
  7. Specjalne
  8. O programie
  9. Pomoc
O programie to informacje o wersji programu i jego autorze.
Pomoc to tekst, który właśnie czytasz.

Do przygotowania pracy programu niezbędne jest zaprogramowanie konfiguracji systemu.

Menu Konfiguracja
Pozycje tego menu zostaną omówione w takiej kolejności, w jakiej należy przygotować poszczególne bazy : Okno Grupy zabiegów

W tym oknie tworzymy listę nazw grup zabiegów. Zabiegi wchodzące do poszczególnych grup będą określane w oknie Zabiegi . Podział na grupy zabiegów może być wykorzystywany na przykład w oknie Czas pracy personelu do zasygnalizowania programowi, że w określony dzień tygodnia dany pracownik wykonuje nie wszystkie przypisane mu rodzaje zabiegów ale tylko jedną ich grupę. Przykład : pracownik normalnie obsługuje między innymi laser, ale w czwartki pracuje w innym budynku i wykonuje tylko zabiegi elektrostymulacji. Wówczas w oknie Czas pracy w zadanym okresie, w linii odnoszącej się do czwartku należałoby wybrać z rozwijalnej listy odpowiednią grupę zabiegów.
Uwaga : podział na grupy nie jest konieczny do poprawnej pracy systemu.

Okno Zabiegi

To okno ma typowy dla programu układ. W górnym rzędzie mamy pozycje menu, z których niektóre są rozwijalne. Wszystkie pozycje menu (także te rozwijane) mają swoje odpowiedniki na pasku narzędzi w postaci przycisków z symbolami. Umieszczenie wskaźnika myszki na przycisku wywołuje na pewien czas jego opis, np. symbol lupy ma opis Szukanie . Poza przyciskami na pasku narzędzi, mogą występować w obrębie okna inne, które zamiast symbolu mają wprost opis działania. Do wskazywania (podświetlania) wierszy służą na pasku narzędzi guziki pozycjonowania (strzałki) oraz klawisze : strzałki pionowe, PgUp, PgDown, Ctrl-Home, Ctrl-End. W tym oknie są zgromadzone dane bardzo ważne dla procesu generowania harmonogramów. W układzie okna typu formularz (po kliknięciu guzika Przełącznik tabela/formularz ) widzimy wszystkie dane jakie mogą być wprowadzone.


Uwagi :
Okno Zastrzeżenia
Tu można zaprogramować minimalne odstępy czasu (w minutach), jakie są wymagane pomiędzy pewnymi parami zabiegów. W oknie Plan zabiegów , te zastrzeżenia są uwzględniane automatycznie, natomiast w oknie Planowanie ręczne , po każdym dodaniu kolejnego zabiegu program sprawdza odpowiedne odstępy i w razie niezachowania ich sygnalizuje właściwym komunikatem.



Okno Personel
To okno ma funkcjonalność analogiczną jak okno Zabieg i służy do gromadzenia, poprawiania i odszukiwania danych personelu wykonującego zabiegi.
Uwaga : baza pracowników nie jest konieczna do poprawnej pracy systemu. Jeżeli informacja o osobach wykonujących zabiegi nie jest nam potrzebna, wystarczy wprowadzić do bazy jedną fikcyjną osobę (będzie to "wirtualny" pracownik reprezentujący wszystkich), przypisać jej odpowiednio czas pracy taki jak czas pracy firmy i w danych każdego zabiegu wpisać dużą wartość parametru Maksymalna ilość obsługiwanych osób (np. 999), co zagwarantuje, że program zawsze znajdzie wykonawcę zabiegu.
Znak X w trzeciej kolumnie oznacza osobę, która już nie wykonuje zabiegów (osoba nieaktywna). Taka osoba nie jest dostępna na rozwijalnej liście wyboru personelu do zabiegów. Analogiczny parametr aktywności występuje w bazie zabiegów.


W dolnej części okna widać Czas pracy w kolejnych okresach. Kolejne zapisy ułożone są dla wygody w kolejności odwrotnej, tzn. najpierw najnowsze a dalej ewentualnie starsze okresy. Taka kolejność dodatkowo przyspiesza generowanie harmonogramów. Pojedynczy rekord określa godziny pracy danej osoby w poszczególne dni tygodnia. Odpowiednie przyciski umożliwiają dodanie nowego okresu, poprawienie danych rekordu lub anulowanie rekordu. Aby dopisać nowy okres klikamy przycisk Dodanie nowego okresu . Pojawia się okno Czas pracy w zadanym okresie , w którym definiujemy okres w postaci dwóch dat i czas pracy w kolejnych dniach tygodnia w postaci dwóch zapisów czasu dla każdego dnia. Zapis czasu ma format gg:mm czyli liczby określającej godzinę i liczby określającej minuty, rozdzielonych dwukropkiem. Dwukropek jest automatycznie ustawiany przez program na trzeciej pozycji. Liczby minut mogą być jednocyfrowe, np. zapis 09:5 program zamieni na 9:05 . Każdy dzień tygodnia ma dodatkowe rozwijalne pole wyboru grupy wykonywanych zabiegów. Brak wyboru grupy (cyfra 0 ) oznacza, że w tym dniu pracownik może wykonywać swój pełny zakres zabiegów. Z kolei brak godzin oznacza, że w tym dniu pracownik nie jest dostępny. Stosowanie ograniczeń w grupach wykonywanych zabiegów wymaga aby najpierw zdefiniować grupy zabiegów. Po wypełnieniu pól okna trzeba kliknąć przycisk Zapisz aby nowy wiersz (rekord) został dodany do bazy. Następuje powrót do poprzedniego okna i pojawia się w nim nowy wiersz. Przycisk Korekta danych okresu służy do poprawiania podświetlonego wiersza.
Uwaga : jeżeli występują regularne przerwy w pracy (np. przerwy : śniadaniowa i obiadowa), to do zdefiniowania czasu pracy jednej osoby można użyć więcej rekordów z takim samym okresem (zakresem dat). Przykładowo : pierwszy rekord definiuje czas do pierwszej przerwy, drugi od pierwszej do drugiej przerwy i trzeci od drugiej przerwy do końca dnia pracy. Dodatkowo w takim systemie zapisu można uwzględniać różne zakresy zabiegów wykonywane w poszczególnych godzinach (np. po obiedzie pracownik przechodzi do innego budynku, gdzie wykonuje inny zakres zabiegów niż do południa).
Do zaprogramowania nieregularnych przerw w pracy ludzi i urządzeń (np. choroba pracownika, remont sprzętu) wykorzystuje się opcję Przerwy w pracy .

Okno Organizacja pracy

To okno służy do przypisania poszczególnym zabiegom osób, wykorzystywanych materiałów oraz sal i urządzeń. Dla zabiegu wskazanego w tabeli z lewej strony, w pozostałych tabelkach pokazują się osoby wykonujące dany zabieg i zastosowane materiały (górne tabelki) oraz lokalizacja (tabelka dolna). Odpowienie przyciski przydzielone do tabelek pozwalają dodawać, poprawiać i anulować odpowiednie parametry. Na parametry stanowiska składa się nazwa sali, nazwa stanowiska do danego zabiegu, okres obowiązywania takiego przyporządkowania (od daty do daty) oraz wyrażony w minutach maksymalny czas pracy stanowiska w ciągu dnia (uwzględnia ograniczenia techniczne niektórych urządzeń). To przyporządkowanie umożliwia programowi podanie dokładnego miejsca wykonania zabiegu.
Ponieważ wiele zabiegów może być wykonywanych przez te same osoby, na tych samych urządzeniach lub wykorzystywać takie same materiały, dla przyspieszenia programowania konfiguracji wprowadzone zostały trzy przyciski : Kopiuj osoby, Kopiuj materiały i Kopiuj urządzenia. Kopiowane są odpowiednio dane z zabiegu wskazanego na rozwijalnej liście pomiędzy przyciskami.
Uwaga : nie należy zmieniać nazw stanowisk po przystąpieniu do zapisywania harmonogramów, ponieważ skutkiem tego może być zaprogramowanie dwóch zabiegów na jedno stanowisko i na tę samą porę. Stanie się tak ponieważ w zarejestrowanych harmonogramach pozostanie stara nazwa stanowiska i program potraktuje nową nazwę jako nowe, jeszcze wolne stanowisko.
Przypisanie materiałów stosowanych w zabiegach jest wykorzystywane gdy program ODNOWA współpracuje z programem magazynowo-handlowym ProJack (bez udziału programu ProJack można uzyskać informację tylko o zużyciu nominalnym).
W dowolnej chwili można rozliczyć rozchodowanie materiałów za dowolny okres : program porównuje nominalne zużycie materiałów do zabiegów wykonanych w tym okresie z ilościami pobranymi na RW (rozchód wewnętrzny) i wykazuje wszystkie rozbieżności +/-. Poza tym w czasie zapisu zaplanowanych zabiegów program sprawdza czy w magazynie jest wystarczająca ilość produktów - w przypadku niedoborów wyświetli listę nazw i ilości brakujących produktów. Uwaga : program pozwala automatycznie uwzględniać zamienniki, dzięki czemu w operacji generowania RW za zadany okres, w przypadku niedoboru podstawowego składnika, pobierane są kolejne zamienniki (może być zdefiniowany więcej niż jeden zamiennik składnika podstawowego). Zdefiniowanie zamienników polega na wpisaniu tego samego symbolu (litery lub cyfry) w polu Grupa zamienników dla składnika podstawowego i kolejnych jego zamienników. Składniki, które nie mają zamienników, mają puste pole Grupa zamienników. W widoku tabelarycznym (jak wyżej), odpowiednikiem tego pola jest kolumna oznaczona literą Z. W powyższym przykładzie, składnik OIL_2 jest zamiennikiem składnika OIL (tworzą grupę zamienników dla jednego wskazanego zabiegu, oznaczoną literą A) i zużycie jednostkowe obu składników jest takie samo. Dla innego zabiegu, ten sam składnik może nie mieć zamiennika albo mieć inne zamienniki. Takie rozwiązanie daje największą elastyczność.
Oto krótka instrukcja jak przygotować ProJack do współpracy z ODNOWĄ (jeden z wielu sposobów).
W podprogramie "Katalog" najlepiej najpierw zdefiniować cały asortyment towarów. Najważniejszy jest kod, który powinien jednoznacznie rozróżniać towar i nie powinien być zmieniany poza wyjątkowymi sytuacjami. Kod ma do 15 znaków i powinien zawierać informację o opakowaniu, np. olej extra vergine firmy Melissa w butelce 500 ml może mieć kod OLEJ_EV_ME_500 . W kodzie są nawet dopuszczalne spacje w środku ale zamiast nich zaleca sie stosowanie podkreślenia ( _ ). Jednostka miary powinna odpowiadać cenie jednostkowej, tzn. że w przypadku oleju jednostką będzie "but" jako butelka, bo na pewno cena będzie określona za butelkę. Będzie to ułatwiać wprowadzanie na stan i rozliczenia magazynu. Taka sama jednostka będzie zastosowana w ODNOWIE. Jeżeli np. do zabiegu pobieramy 100 ml oleju OLEJ_EV_ME_500, odpowiada to 0,200 butelki i taka ilość musi być przypisana do zabiegu. A więc po pięciu takich zabiegach butelka całkowicie schodzi ze stanu. Z powyższego wynika, że nie można do zabiegu przypisać podobnego materiału w opakowaniach różnej wielkości, bo powstanie chaos. Jeżeli nastąpiłaby zmiana opakowań w magazynie, to trzeba zaktualizować ilości w "Organizacji pracy" ODNOWY. Stan początkowy magazynu można uzyskać przez wprowadzanie PZ lub PW (przyjęcia zewnętrzne lub wewnętrzne) albo przez inwentaryzację ( Specjalne / Inwentaryzacja ) ale zaleca się wykorzystanie dokumentów PZ/PW. Jeżeli asortyment początkowy jest duży, to można oczywiście zastosować wiele kolejnych przyjęć. W podprogramie Przyjęcia istnieje możliwość definiowania nowych pozycji katalogu, kiedy tylko zostanie wywołane okno "Katalog". Oznacza to, że nowy asortyment nie musi być zdefiniowany przed rozpoczęciem wprowadzania danych do PZ/PW ale dopiero w trakcie tej operacji.


Okno Przerwy w pracy

Każdą przerwę określają następujące parametry : daty początkowa i końcowa, pora (godzina rozpoczęcia przerwy), czas trwania w minutach oraz stanowisko i/lub osoba, której dotyczy. Operacja programowania harmonogramów uwzględnia zapisane przerwy. Jeżeli jednak dodajemy nową przerwę i w jej dniu są już wygenerowane harmonogramy to może się zdarzyć, że wprowadzona przerwa koliduje z niektórymi zabiegami. Aby się o tym dowiedzieć, trzeba uruchomić opcję Wydruki / Analizy / Zabiegi do anulowania z powodu przerw .

Okno Czas pracy firmy

Czas pracy firmy jest podany w formie tabeli, gdzie poszczególne wiersze odpowiadają kolejnym okresom. Dla określonego datami okresu podaje się godziny pracy w poszczególnych dniach tygodnia w formacie gg:mm (godzina, dwukropek, minuta). Ze względu na to, że godziny wykonywania zabiegów refundowanych mogą być inne niż dla zabiegów pozostałych, każdy zdefiniowany okres ma znacznik R (refundowany) albo N (normalny). Tak więc w firmie wykonującej oba te rodzaje zabiegów trzeba podwójnie definiować czas pracy.

Okno Dni wolne od pracy
Tu wprowadzamy daty określające z odpowiednim wyprzedzeniem wszystkie dni, w których zabiegi nie będą wykonywane, a które nie dają się uwzględnić w oknie Czas pracy firmy .

Okno Oddziały NFZ
To okno jest udostępnione na wypadek, gdyby konieczne były zmiany na liście oddziałów.

Okno Dane firmy

Tu są zgromadzone takie dane jak adres i NIP firmy oraz dodatkowo ścieżka do przeglądarki internetowej i opcjonalnie ścieżka do programu magazynowego.

Okno Drukarka fiskalna

Służy do wprowadzenia (wybrania z rozwijalnej listy) informacji niezbędnych do sterowania drukarką fiskalną :
- port (typowy : COM1) ; pusty oznacza brak drukarki
- metoda sterowania (typowa : POSNET)
- kodowanie polskich znaków (np. mazovia).

Okno Klienci

To okno ma funkcjonalność analogiczną jak okno Personel ale gromadzi dane nieco innego typu. Okno Klienci jest wywoływane w wielu operacjach programu i jego działanie jest opisane w odpowiednich miejscach.
Dane klientów można wysyłać do innych aplikacji w formie pliku tekstowego CSV przy pomocy przycisku Eksport do pliku CSV .

Przyciskiem Eksport adresów e-mail otwiera się poniższe okno. Jednym kliknięciem można wygenerować plik z adresami e-mailowymi klientów :
którzy mają urodziny przed zadanym dniem albo którzy mają zaplanowane zabiegi na zadany dzień albo wszystkich, którzy mają zapisane adresy e-mailowe.
Plik z adresami zostaje użyty w zewnętrznym programie przeznaczonym do wysyłania seryjnej korespondencji. Takim programem jest np. całkowicie bezpłatny Rozsyłacz autorstwa pana Piotra Chodzińskiego. Wysyła on kolejno jednakowe e-maile na każdy adres zapisany we wskazanym (w konfiguracji programu) pliku tekstowym.



Import danych
W odpowiednim oknie trzeba wskazać plik pacjenci.xsp wyeksportowany uprzednio z Pakietu Świadczeniodawcy . W każdym kolejnym imporcie danych, program dodaje do bazy klientów tylko nowe osoby.


Menu Edycja
To menu zawiera następujące pozycje : Okno Planowanie ręczne

Jest to narzędzie do szybkiego zarezerwowania godzin dla jednej osoby i niewielkiej ilości zabiegów. Po wybraniu osoby (klienta/pacjenta) i ewentualnej zmianie daty, należy wskazać zabieg i kliknąć przycisk DODAJ JEDEN - otrzymamy listę dozwolonych godzin w oknie Dostępne godziny rozpoczęcia . Po wybraniu godziny, zobaczymy zabieg w tabeli z lewej strony okna planowania ręcznego. Jeżeli ta godzina koliduje z zajęciami regularnymi kuracjusza, to program wyświetli odpowiedni komunikat, jednakże czasem ważny zabieg zostanie wykonany kosztem zajęć dodatkowych, dlatego program nie uwzględnia tych zajęć w sposób automatyczny, ograniczając się do informowania. Bez względu na kolejność dodawania (rezerwowania) zabiegów, w tabeli będą one ułożone w kolejności chronologicznej według planowanych dat i godzin. Zapis powoduje zarezerwowanie odpowiednich zasobów (personelu i stanowisk). Można od razu zarezerwować terminy dla wielu powtórzeń tego samego zabiegu w kolejnych dniach, podając liczbę zabiegów w polu obok przycisku DODAJ i godzinę rozpoczęcia (z prawej strony). W przypadkach, gdy zadana godzina nie jest dostępna, program przedstawia rozwiązania wariantowe (wybór najbliższej dostępnej pory zabiegu, przeskok do następnego dnia itp.). Opcjonalne można z góry wybrać z rozwijalnej listy jedną z osób personelu (jeżeli klient życzy sobie być obsługiwanym przez tę a nie inną osobę). W przypadku braku wskazania osoby, program przydzieli do zabiegu pierwszego wolnego pracownika, oczywiście spośród osób przewidzianych do wykonywania tego zabiegu.
Jeżeli jest potrzeba zapisania zabiegu z parametrami, których program nie dopuszcza, można wykorzystać przycisk Forsuj, po uprzednim wybraniu wszystkich parametrów : rodzaju zabiegu, personelu, daty i godziny. Taki zabieg zostanie specjalnie oznaczony, jako zapisany niezgodnie z procedurą.
Przykłady zastosowań przycisku Forsuj :
- pora zabiegu wykracza poza godziny pracy firmy lub osoby wykonującej ;
- zabieg zostanie wykonany chociaż teoretycznie o zadanej porze nie ma wolnego stanowiska ;
- osoba wykonująca normalnie nie obsługuje tego zabiegu.
Przycisk Dotychczasowe zabiegi wywołuje okno wyświetlające wszystkie zabiegi, zarówno już wykonane jak i dopiero zaplanowane, które zostały zarejestrowane na koncie wybranego klienta.
Uwaga : bezpośrednio po wybraniu klienta mogą się pojawić dodatkowe informacje :
- program sprawdza czy wybrany klient ma karty zabiegów i jeżeli tak to je wyświetli ;
- jeżeli w kartach zabiegów występuje dodatnie saldo przedpłat to program poinformuje o tym ;
- w operacji zapisu, program umożliwi pobranie wartości zabiegów z salda przedpłaty ;
- jeżeli w danych wybranego klienta jest zapisany rabat, to pojawi się on w polu Rabat %.
- jeżeli klient-kuracjusz należy do jednej z grup zajęć regularnych, to program wyświetli komunikat o porach zajęć dla tej grupy.
Rabat jest uwzględniany dopiero w czasie zapisu wszystkich zabiegów, dlatego nie ma znaczenia jaka była ustawiona jego wartość w czasie dodawania kolejnych zabiegów.
W czasie zapisu zaplanowanych zabiegów program sprawdza czy w magazynie jest wystarczająca ilość produktów - w przypadku niedoborów wyświetli listę nazw i ilości brakujących produktów. Dotyczy to wersji z programem magazynowym.

Do zaplanowania większej serii (np. zestawu trzech zabiegów powtarzanych 10 razy) dedykowany jest podprogram Plan zabiegów .


Okno Plan zabiegów
Jest to okno, w którym odbywa się zasadnicza praca systemu w przypadkach programowania większych serii zabiegów.

Przed wygenerowaniem harmonogramu zabiegów, trzeba podać podstawowe parametry. Najpierw wybieramy klienta z bazy. W tym celu klikamy przycisk Wybór klienta . Pojawia się okno Klienci . Do odnalezienia osoby w bazie używamy guzików pozycjonujących, klawiszy PgUp, PgDn, Ctrl-Home, Ctrl-End oraz opcji wyszukiwania. Wpisywanie znaków w pole wyszukiwania powoduje od razu szukanie danego ciągu znaków w polach nazwisk. Gdy mamy wyświetlone dane szukanego klienta, klikamy guzik Wybór . Jeżeli mamy do czynienia z nowym klientem, klikamy na pasku narzędzi guzik Nowy rekord i wpisujemy dane klienta, po czym klikamy guzik Wybór . Następuje powrót do okna Plan zabiegów i w żółtym polu pojawia się nazwisko i imię klienta. Jeżeli klient (pacjent) ma zarejestrowaną w programie kartę zabiegów , to program wypełni automatycznie plan zabiegów na podstawie listy zabiegów z karty. Przycisk PROGRAM służy do pobrania gotowej listy zabiegów z wybranego programu (patrz Programy ). W oknie Programy pojawia się wówczas dodatkowo przycisk WYBIERZ PROGRAM. Dla każdego zabiegu programu wyświetla się dodatkowe okienko z krotnością i nazwą danego zabiegu oraz z polami : Od dnia i Odstęp dni. Pierwsze pole określa dzień programu, od którego zacznie się wykonywanie danego zabiegu (domyślnie 1) a drugie pole to odstęp w dniach pomiędzy kolejnymi takimi samymi zabiegami (domyślnie 1).
W drugim etapie wybieramy rodzaj rozliczenia (prywatne, turnus albo refundowane). W opcji prywatne może być uwzględniony rabat procentowy wpisany do pola Rabat % . Jeżeli plan zabiegów na żółtym ekranie z lewej strony nie jest pusty a chcemy opracować zupełnie nowy plan, klikamy przycisk Kasuj cały plan . Teraz zaczynamy definiować listę zabiegów do wykonania w zadanej kolejności. Najpierw w sekcji Dane jednego zabiegu wybieramy z rozwijalnej listy rodzaj pierwszego zabiegu i klikamy przycisk Dodaj zabieg do planu . Zabieg pojawia się na planie z numerem 1 i czasem trwania oraz ceną. Jeżeli czas lub cena mają być inne niż zapisane w parametrach zabiegu, należy je wpisać w odpowiednie pola ( Czas gdy nietypowy , Cena gdy nietypowa ) przed kliknięciem przycisku Dodaj zabieg do planu . Plan zaczyna się od zapisu dzień 1 (dzień pierwszy). Na tym etapie planowania dzień nie oznacza jeszcze konkretnej daty, jest to tylko pierwszy dzień kuracji. Jeżeli w tym samym dniu mają być wykonane jeszcze inne zabiegi, należy wskazywać kolejne zabiegi i wprowadzać je do planu przyciskiem Dodaj zabieg do planu .
Przycisk Dostępność służy do otwarcia nowego okna Dostępne godziny rozpoczęcia, które pokazuje wiersze czasu w odstępach 5-minutowych. Wiersze z pustym polem w kolumnie Dostęp odpowiadają dozwolonym godzinom rozpoczęcia zabiegu. Wskaźnik jest ustawiony na pierwszej dostępnej porze. Wybór jednej z dozwolonych godzin powoduje wpisanie jej do pola Najwcześniejsza pora zabiegu . Omawiane okno ma raczej znaczenie pomocnicze (zwłaszcza gdy interesuje nas tylko jeden zabieg), ponieważ opisany poniżej przycisk ZAPROGRAMUJ tworzy harmonogram całkowicie automatycznie.

Przeważnie ten sam zestaw zabiegów trzeba powtórzyć w następnych dniach. Aby to uwzględnić w planie, wystarczy skorzystać z narzędzi w sekcji Powielanie . Do pola Krotność wpisujemy liczbę powtórzeń (jeżeli kuracja jest np. 10-dniowa, to wpisujemy liczbę 9 , bo program ma dodać do planu zestaw zabiegów jeszcze 9 razy) a do pola Odstęp w dniach wpisujemy co ile dni ma się powtarzać seria zabiegów. Liczba 1 oznacza, że zabiegi będą codziennie, 2 że co drugi dzień itd. Po kliknięciu przycisku Powiel cały plan zobaczymy na planie rezultat.

Tak przygotowany plan można dowolnie modyfikować : Kiedy wszystkie zabiegi są ulokowane na planie, można przejść do sekcji Harmonogram zabiegów . Najpierw musi być wypełnione pole Data pierwszego zabiegu . Opcjonalnie można wypełnić pole Najwcześniejsza pora zabiegu jeżeli klient zastrzega sobie późniejszą porę niż godzina rozpoczęcia pracy firmy. Kliknięcie przycisku ZAPROGRAMUJ rozpoczyna proces analizowania zasobów systemu i generowania szczegółowego harmonogramu kuracji. Wynikiem jest HARMONOGRAM ZABIEGÓW , który pojawia się zamiast planu. Zawiera on wszystkie szczegóły : datę, dzień tygodnia i wykaz zabiegów z godziną i minutą rozpoczęcia, nazwą zabiegu, czasem trwania, nazwiskiem osoby odpowiedzialnej za wykonanie oraz nazwą stanowiska. Przyciski Powróć do planu i Powróć do harmonogramu służą do zmiany roli żółtego ekranu, który może wyświetlać albo plan albo harmonogram. Po przełączeniu na plan można go zmodyfikować lub zmienić pewne parametry (np. najwcześniejszą porę zabiegu) i ponownie wygenerować harmonogram. Przycisk DRUKUJ tworzy plik w formacie HTML, który pokazuje się w przeglądarce. Z poziomu przeglądarki można go wydrukować. Przycisk ZAPISZ służy do ostatecznego zarejestrowania harmonogramu a więc zarezerwowania odpowiednich zasobów. W praktyce często harmonogram może z różnych powodów wymagać korekt, dlatego do dyspozycji jest przycisk KORYGUJ . Ta korekta dotyczy oczywiście harmonogramu jeszcze nie zarejestrowanego.

Przykład : pacjent ma przepisaną kurację złożoną z 4 zabiegów : ćwiczenia bierne, elektrostymulacja, laser, masaż suchy częściowy. Ten zestaw zabiegów ma być wykonany 10 razy w ciągu kolejnych 10 dni, począwszy od konkretnej daty.
  1. Najpierw wybieramy klienta (guzik Wybór klienta ) - można teraz dodać nowego klienta, jeżeli nie ma go jeszcze w bazie.
  2. Wybieramy rodzaj rozliczenia np. refundowane
  3. Wybieramy zabieg z listy zabiegów i naciskamy guzik Dodaj zabieg do planu i tak kolejno dla czterech wyżej wymienionych zabiegów.
  4. Kiedy pierwszy dzień kuracji jest zaplanowany, wpisujemy parametry w sekcji Powielanie : Krotność 9, Odstęp w dniach 1 i naciskamy guzik Powiel cały plan
  5. Otrzymujemy plan zabiegów na 10 kolejnych dni - oczywiście program uwzględnia tylko dni robocze, zgodnie z parametrami wpisanymi w opcji Konfiguracja.
  6. Wpisujemy datę pierwszego zabiegu i ewentualnie najwcześniejszą godzinę. Po naciśnięciu guzika ZAPROGRAMUJ , otrzymujemy propozycję harmonogramu opartą o dostępne zasoby.
  7. Tę propozycję można poprawiać w opcji KORYGUJ . W oknie harmonogramu widzimy : godzinę rozpoczęcia, nazwę zabiegu, czas trwania (czas brutto - dla klienta), nazwisko osoby personelu i nazwę stanowiska na którym się odbędzie.

Korygowanie harmonogramu

Pojawia się nowe okno o nazwie Harmonogram . Okno zawiera zestaw narzędzi do modyfikowania harmonogramu. Przycisk Dostępność wskazanego zabiegu służy do otwarcia nowego okna Dostępne godziny rozpoczęcia, takiego samego jak omówione powyżej w oknie planowania zabiegów, jednak w tym przypadku wybór jednej z dozwolonych godzin powoduje od razu odpowiednią zmianę danych w wierszu wskazanego zabiegu. Może się zmienić nie tylko pora zabiegu ale także osoba wykonująca lub stanowisko.
Aby bezpośrednio zmienić porę zabiegu, należy kliknąć odpowiedni wiersz, ustawić godzinę i kliknąć przycisk Zmień porę na . Program sprawdzi czy jest to możliwe i albo zmieni godzinę w kolumnie Godz. albo wyświetli komunikat wyjaśniający brak możliwości zmiany.
Przycisk Zmień godziny do końca dnia działa podobnie ale dodatkowo próbuje tak dopasować następne zabiegi tego samego dnia do podświetlonego zabiegu, aby przerwy pomiędzy nimi były minimalne.
Analogicznie można zmienić osobę wykonującą - wybrać osobę z rozwijalnej listy powyżej przycisku Zmień personel a następnie kliknąć właśnie ten przycisk. Można także równocześnie zmienić porę zabiegu i osobę, klikając przycisk Zmień porę i personel . Przycisk Anuluj zabieg usuwa podświetlony wiersz z harmonogramu. Specjalną procedurę uruchamia przycisk Zmień kolejność . Polega ona na generowaniu harmonogramu tylko dla wskazanego dnia ale w różnych wariantach kolejności zabiegów. Wariantów jest tyle ile zabiegów - w kolejnym wariancie zabieg dotychczas pierwszy zostaje przesunięty na koniec. Wynik wyświetlony jest na żółtym ekranie z prawej strony. Każdy wariant ma podsumowany łączny czas trwania zabiegów razem z przerwami, co pozwala porównać je. Dodatkowo można wpisać godzinę w polu Od godziny . Parametr ten ma takie same znaczenie jak Najwcześniejsza pora zabiegu w oknie Plan zabiegów . Po wybraniu najlepszego wariantu można wpisać jego numer w pole obok przycisku Wybierz układ nr i kliknąć ten przycisk, wówczas wybrany układ zabiegów zostanie wpisany w tabelę z lewej strony. Ponad żółtym ekranem są dwa przyciski Zasoby zajęte w tym dniu i Zasoby wolne w tym dniu . Związane z nimi funkcje pokazują odpowiednie informacje odnoszące się do dnia i zabiegu podświetlonego w harmonogramie z lewej strony okna. Zakończenie pracy w tym oknie polega na kliknięciu przycisku Zapisz zmiany lub próbie zamknięcia okna. W drugim przypadku program pyta czy zapisać zmiany. Przed ewentualnym zapisem program sprawdza kolizje, tzn. czy zabiegi "zachodzą na siebie" w wyniku operacji Zmień porę lub Zmień porę i personel . Każda taka nieprawidłowość zostanie wskazana i dopiero po usunięciu wszystkich kolizji jest możliwy zapis skorygowanego harmonogramu. Następuje powrót do okna Plan zabiegów . Po kliknięciu Powróć do harmonogramu , na żółtym ekranie zobaczymy poprawiony harmonogram. Jest jeszcze jedna specjalna funkcja uruchamiana przyciskiem Doklej do zapisanego w oknie Plan zabiegów . Umożliwia ona połączenie w jeden dwóch harmonogramów, z których jeden jest już zarejestrowany. Program odszukuje w harmonogramach zarejestrowanych takiego, który ma tego samego klienta i ten sam rodzaj rozliczenia. Jeżeli znajdzie, pyta czy chodzi o harmonogram z określoną datą. Potwierdzenia powoduje nałożenie na siebie obu harmonogramów i wyświetlenie komunikatu informującego o konieczności sprawdzenia w korektach pod kątem kolizji. A więc wystarczy teraz kliknąć KORYGUJ i Zapisz zmiany aby program odszukał ewentualne kolizje. Uwaga : dopóki nie zostanie uruchomiona funkcja ZAPISZ w oknie Plan zabiegów , harmonogram wcześniej zarejestrowany, do którego doklejamy nowy, jest usunięty z rejestru. Można zamknąć okno Plan zabiegów bez zapisu harmonogramu - po ponownym otwarciu okna harmonogram będzie nadal dostępny i będzie rezerwował odpowiednie zasoby.



Aktywny grafik stanowisk

Uwaga : to okno może być zawsze otwarte, ponieważ jest niezależne od wszystkich pozostałych.


Grafik stanowisk służy do wizualnego przedstawienia stanu rezerwacji stanowisk zabiegowych. Ustawienie wskaźnika na przycisku symbolizującym zabieg wywołuje szczegółowy opis. Kliknięcie takiego przycisku inicjuje procedurę anulowania rezerwacji, wymagającą dwukrotnego potwierdzenia. Podwójne kliknięcie pulpitu (tła) wywołuje okno Planowanie ręczne, które umożliwia dodanie wielu rezerwacji dla jednego klienta. Przyciski przy polu daty pozwalają jednym kliknięciem wygenerować grafik dla poprzedniej lub następnej daty. Jeżeli pole daty jest modyfikowane ręcznie przez bezpośredni wpis nowej daty to potem należy wykorzystać przycisk Odśwież grafik lub klawisz Enter. Przycisk Harmonogramy zapisane wywołuje okno o takiej samej nazwie.



Okno Harmonogramy zapisane

Okno Harmonogramy zapisane zawiera 2 tabele, z których górna pokazuje nagłówki zarejestrowanych harmonogramów i innych transakcji (np. KW, karnet) a dolna zawartość czyli listę zabiegów z datami i godzinami wykonania w przypadku harmonogramu (podświetlonego w górnej tabeli). Po otwarciu okna, harmonogramy ustawione są w kolejności zapisu i podświetlony jest harmonogram ostatni (najnowszy). Guziki pozycjonowania na pasku narzędzi dotyczą nagłówków harmonogramów.

Okno zawiera wiele przycisków realizujących różne funkcje.

Okno Programy

Programy to gotowe zestawy zabiegów. Każdy program ma swoją nazwę i wartość. Składa się z różnych zabiegów, z których każdy charakteryzuje się liczbą powtórzeń i ceną jednostkową. Aby dodać zabieg należy wybrać go z rozwijalnej listy i kliknąć przycisk Dodaj zabieg. Po dodaniu wszystkich zabiegów można wyliczyć wartość programu, klikając przycisk Podsumuj cenę. W oknie Plan zabiegów jest przycisk PROGRAM służący do szybkiego załadowania jednego z programów do planu zabiegów.



Okno Zajęcia regularne
Każdy kuracjusz może być przydzielony do jednej z grup ( A, B, C, D itd. ). Kod grupy wpisuje się w polu Grupa zajęć regularnych w danych klienta. Grupa definiuje pory dnia, w których kuracjusz z zasady nie może być poddany zabiegom ze względu na udział w zajęciach, odbywających się codziennie w tych samych godzinach (rekreacyjnych, sprawnościowych, kondycyjnych, posiłkach itp.). W planowaniu ręcznym, w przypadku próby zarezerwowania zabiegu w porze kolidującej z tymi zajęciami, program wyświetli odpowiedni komunikat, który można zignorować, jeżeli zabieg jest ważniejszy niż zajęcia regularne a nie ma innej dostępnej pory . W planowaniu automatycznym całych sekwencji zabiegów, pory zajęć regularnych są traktowane jako niedostępne dla zabiegów i całkowicie omijane.

Przed zaprogramowaniem grup takich zajęć regularnych, trzeba poszczególne zajęcia zdefiniować w zbiorze zabiegów aby znalazły się na rozwijalnej liście powyższego okna. Poszczególne grupy mogą zawierać różne zestawy zajęć lub takie same zestawy ale o różnych porach rozpoczęcia i różnych czasach trwania. Można w ten sposób uwzględniać także pory posiłków.



Okno Wolne zasoby
Są dwa parametry do ustawienia : data i zabieg. Domyślną datą jest bieżąca. Po wpisaniu parametrów trzeba kliknąć przycisk Pokaż wolne aby obejrzeć pory, w których dostępne są poszczególne stanowiska zabiegowe i personel. Przycisk Pokaż zajęte wyświetla informację o zabiegach zarezerwowanych w danym dniu na stanowiskach, które są wykorzystywane do interesującego nas zabiegu. Przyciski Następny dzień i Poprzedni dzień pozwalają szybko obejrzeć sytuację w kolejnych dniach. Kliknięcie wywołuje funkcję, która była uruchomiona ostatnio ("wolne" albo "zajęte").


Karta zabiegów
Okno Karta zabiegów zawiera dwie tabele, puste w chwili otwarcia. Dane mogą pojawić się w nich po wybraniu pacjenta. Górna tabela wyświetla informacje główne z karty, dolna tabela - listę przepisanych zabiegów. Dany pacjent może mieć wiele zarejestrowanych kart i wówczas dolna tabela zawiera listę zabiegów do karty wskazanej (podświetlonej) w górnej tabeli. Przyciski w górnej części okna pozwalają dodawać nowe karty, edytować je i anulować oraz wydrukować. Na prawo od tabeli dolnej są ulokowane analogiczne przyciski do edycji listy zabiegów danej karty. Lista zabiegów jest pobierana przez program do planu zabiegów , który jest podstawą do wygenerowania szczegółowego harmonogramu.
Do karty zabiegów można (po kliknięciu przycisku Edcja / Przegląd) wprowadzić kwotę przedpłaty. Kliknięcie przycisku [ --> ] obok pola przedpłaty umożliwia przepisanie jej do pola salda, z którego program będzie na życzenie pobierał wartości zabiegów. Utworzenie salda może skutkować (po zaakceptowaniu) zapisaniem nowej transakcji o nazwie karnet. W oknie Harmonogramy zapisane ta transakcja może być sfiskalizowana. Zabiegi, których wartość została pobrana z salda przedpłaty, otrzymują znacznik fiskalizacji, jeżeli przedpłata (karnet) została już sfiskalizowana. Jest to bardzo ważne, ponieważ zapobiega przypadkowej podwójnej fiskalizacji tej samej kwoty.

Dodatkowy przycisk ZAJĘCIA wywołuje okno Zajęcia na turnusie , do edycji listy zajęć zaliczonych przez pacjenta w czasie turnusu. Przycisk WYDRUK INFORMACJI uruchamia wydruk pod tytułem INFORMACJE O STANIE ZDROWIA UCZESTNIKA TURNUSU . Zawiera on więcej danych niż karta zabiegów, bo oprócz danych osobowych pacjenta, rozpoznania lekarskiego i listy zabiegów, przedstawia treść wywiadu z pacjentem, przeprowadzone badania ogólnolekarskie, wskazania, listę odbytych zajęć na turnusie, przeciwwskazania, ogólną ocenę lekarską pod koniec turnusu oraz uwagi lekarza prowadzącego.
Dane wprowadzone do kolejnych kart umożliwiają śledzenie stanu zdrowia pacjenta i przebiegu leczenia.


Menu Wydruki
Wszystkie wydruki tworzone są w postaci plików w formacie HTML, które następnie są wyświetlane w przeglądarce internetowej. Z poziomu przeglądarki można je skierować na odpowiednią drukarkę, w razie potrzeby zmieniając ustawienia (np. marginesy, nagłówek i stopkę, orientację pionową/poziomą itp.).

Pozycje menu Wydruki są następujące : Harmonogram
Jest to trzecia metoda wydruku harmonogramu (pierwsza - w oknie Plan zabiegów , druga w oknie Przeglądanie harmonogramów ).

Faktura
Jest to druga metoda wydruku faktury (pierwsza - w oknie Harmonogramy zapisane ) ale ta dotyczy wyłącznie faktur już wystawionych.

Dzienny plan zabiegów

Plan może być wydrukowany dla wybranej osoby personelu albo dla jednej sali (gabinetu), dla zadanego okresu.

Czas pracy personelu
Drukowany jest tygodniowy rozkład czasu pracy w bieżącym okresie dla wszystkich osób personelu, w kolejności alfabetycznej.

Lista zabiegów
Zabiegi występują w kolejności alfabetycznej - drukowana jest nazwa, cena, czas trwania i punkty NFZ.


Analizy

Pojawia się okno "Analizy", w którym wpisuje się interesujący okres (od daty do daty).
Poszczególne analizy są reprezentowane przez przyciski : Pięć pierwszych analiz może uwzględniać wszystkie zarejestrowane zabiegi albo tylko zabiegi potwierdzone (faktycznie wykonane), zależnie od ustawienia odpowiedniego znacznika.
Analizy "Stopień wykorzystania ..." mogą pokazywać wartości ponad 100% w przypadkach osób, które obsługują równocześnie wielu klientów.


Kasa

Okno pokazuje ostatnie transakcje. Oprócz sprzedaży usług mogą się pojawić inne zapisy, np. raport kasowy, KP (kasa przyjęła), KW (kasa wydała), wypłata gotówki. KW i KP są generowane automatycznie, gdy w wyniku korekty lub anulowania zapisanej wcześniej i zapłaconej usługi, powstaje konieczność odpowiednio zwrotu albo dopłaty gotówki. Raport kasowy może być wydrukowany za dowolny okres. Jeżeli w dniu określonym przez drugą datę nie był jeszcze tworzony raport, pojawia się okienko Saldo kasowe z dwiema kwotami : pierwsza jest wartością gotówki, jaka powinna być w kasie, drugą należy zmodyfikować tak, aby zawierała kwotę faktycznie pozostawioną w kasie. Uwaga : raport kasowy uwzględnia tylko te transakcje, które mają wpisany gotówkowy sposób zapłaty. Okno zawiera narzędzie do wyboru sposobu zapłaty.
W sekcji Drukarka fiskalna znajdują się przyciski do wysyłania odpowiednich komend do drukarki fiskalnej.

Menu Specjalne
Indeksowanie plików to operacja , która odbudowuje konieczne do działania programu pomocnicze pliki bazy danych. Dodatkowo usuwane są ostatecznie wszytkie anulowane rekordy. Operacja jest uruchamiana automatycznie przy każdym pierwszym starcie programu w danym dniu.

W czasie zamykania programu przez osobę uprawnioną do wykonywania operacji specjalnych, program proponuje spakowanie bazy danych do jednego pliku, który następnie można zapisać w dowolnym miejscu sieci komputerowej. Jest to wygodny sposób wykonania kopii bezpieczeństwa danych. Nazwa pliku ma postać : ONRRMMDD , gdzie RRMMDD to odpowiednio rok, miesiąc i dzień. Na przykład kopia z 27 kwietnia 2005 będzie miała nazwę ON050427. Operacja Odzyskanie bazy ma działanie odwrotne i pozwala rozpakować wskazany plik reprezentujący stan bazy z określonej daty. Jeżeli z jakiegokolwiek powodu wykonujemy tę operację, należy najpierw koniecznie zapisać bieżący stan bazy. Po odzyskaniu bazy niezbędne jest przeindeksowanie plików, o czym program informuje.

Archiwizacja starych danych polega na skompresowaniu w jednym pliku transakcji wykonanych do zadanej daty a następnie skasowaniu tych transakcji w bieżącej bazie. Domyślna data jest ustawiona na ostatni dzień roku o dwa lata wcześniejszego od bieżącego roku, np. jeżeli archiwizujemy w roku 2006, to program podpowiada archiwizację danych do dnia 31.12.2004. Chodzi o to, aby dostępne były dane z przynajmniej jednego całego roku kalendarzowego. Minimalna ilość danych to 365 dni wstecz. Plik zawierający spakowane dane archiwalne ma nazwę ARyymmdd, gdzie yy-rok, mm-miesiąc, dd-dzień. Na przykład plik AR041231 oznacza archiwum zawierające dane do 31.12.2004. Ten plik zostanie zapisany w miejscu wskazanym przez użytkownika.
Odarchiwizowanie wykonuje operację odwrotną, gdyby z jakichkolwiek powodów potrzebny był dostęp do starych danych. Najpierw należy wskazać plik archiwalny, który następnie zostanie rozpakowany i porównany z danymi bieżącymi. Jeżeli w danych bieżących nie ma transakcji z tego okresu co w archiwum, program dołączy archiwum do bazy. Uwaga : w przypadku dołączania kilku plików archiwalnych należy zaczynać od pliku najnowszego a potem wskazywać kolejno coraz starsze.

Podprogram Użytkownicy otwiera okno o takiej samej nazwie. Zawiera ono narzędzia do wprowadzenia umownych nazw użytkowników programu a następnie przypisania im haseł i uprawnień. Z tego względu dostęp do tego okna powinien mieć tylko administrator programu.

Aby dodać nowego użytkownika, wpisuje się jego nazwę do pola pod guzikiem Nowa osoba . Nazwa może mieć do 10 dowolnych znaków, przy czym program zamienia małe litery na duże. Po wpisaniu nazwy klikamy guzik Nowa osoba i nazwa pojawia się w tabeli po lewej stronie. Od razu można przypisać nowemu użytkownikowi początkowe hasło wpisując je w pole Hasło na dole i klikając guzik Zapis hasła . W dowolnej chwili można zmienić zarówno nazwę jak i hasło użytkownika (gdy np. zostało zapomniane) . W tym celu najpierw trzeba wskazać w tabeli z lewej strony dotychczasową nazwę, następnie wpisać nową nazwę lub nowe hasło w odpowiednie pole i kliknąć guzik Zmiana nazwy lub Zapis hasła . Hasło musi zawierać od 5 do 10 znaków : liter i cyfr. Litery małe i duże są rozróżniane. Przycisk Dane osoby i pole tekstowe nad nim służą do przypisania wskazanemu użytkownikowi rzeczywistych danych, to znaczy imienia i nazwiska.
Guzik Uprawnienia wyświetla na żółtym ekranie z prawej strony listę operacji dostępnych dla użytkownika wskazanego w tabeli. Do listy można dodawać nowe pozycje z listy opcji lub anulować je. Służą do tego przyciski Dodaj opcję i Anuluj opcję . W każdym przypadku najpierw należy wybrać opcję z listy.

Zalogowani to lista nazw użytkowników poprzedzonych datą i godziną ostatniego zalogowania do programu.